Aug 3, 2009

Tips: Etika Mengirim dan Menerima E-mail

Good Quality and Original Article - Dian Manginta - Cantik Selamanya


Dian Manginta - Cantik Selamanya

Klik di logo di atas untuk melihat versi PDF artikel ini.

Jaman sekarang, di era fesbuk, e-mail sudah jadi biasa. Memang mungkin belum 50% orang Indonesia yang pake e-mail, but soon, I’m sure.. Dengan teknologi 3G; sekarang 3.5G; dan kenyataan bahwa handphone sudah jadi barang biasa, aku yakin sebentar lagi kelompok masyarakat yang tadinya cuma tahu caranya pake hape, sebentar lagi juga pasti akan belajar pake imel.

Trigger-nya bisa jadi adalah kenyataan bahwa memakai yahoo! messenger di handphone lebih murah dari pada SMS. Karena murahnya, aku sempat ajarin Office Boy di kantor aku untuk memakai messenger dan mengajar keluarganya di desa untuk belajar juga. Bayangkan seandainya dia bener-bener ngajarin sanak saudaranya untuk memakai messenger, maka mereka akan juga melihat feature e-mail dari yahoo! yang comes together with the messenger. Lalu mereka belajar bikin surat pake e-mail. Nice, ya?


Belum lagi kerja keras para telecommunication services provider yang berusaha mencari terobosan baru untuk menembus pasar. Gak aneh, ‘kan kalau sebentar lagi, dari tengah sawah, saat sedang beristirahat sambil menikmati angin sepoi-sepoi, seorang petani muda yang tadi pagi baru tukeran e-mail address dengan si gadis teman sekelas, mengeluarkan hape-nya lalu login ke yahoo! dan mengetik puisi dalam sebuah e-mail form?...

Tapi, hati-hati!.. Masih ingat kasus Prita yang sempat menginap di penjara gara-gara e-mail 'kan [baca artikelku: "Belajar dari Kasus Prita Mulyasari"]? Salah kirim e-mail bisa-bisa disangka pengerusakan nama baik. Padahal kita cuma curhat, dan curhatnya juga kepada teman sendiri yang kalau gak ada e-mail, mungkin dilakukan dengan telepon atau ngumpul di ruang istirahat di kantor, atau saat arisan. Sama aja, ‘kan? Cuma yang satu tertulis, sedang lainnya disampaikan secara lisan.

Peraturan Terutama, Sadari Siapa yang Pemilik Sejatinya

Nah, supaya kita tetap bisa memanfaatkan e-mail atau pun curhat lewat e-mail tanpa deg-degan, ada etika yang sebaiknya kita mengerti dan kita ikuti. Etika ini ada untuk menghindarkan terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan. Pertama-tama, perhatikan siapa penyedia e-mail itu. Apakah e-mail itu disediakan oleh perusahaan sehingga dengan demikian tujuannya adalah untuk menunjang kegiatan perusahaan? Ataukan e-mail itu milik pribadi?

Kalau milik perusahaan, maka kita harus memastikan diri telah mengerti peraturan penggunaan e-mail yang ditetapkan oleh perusahaan. Pada banyak perusahaan, ada larangan untuk menggunakan e-mail kantor untuk keperluan pribadi. Pada perusahaan lain, ada larangan untuk mengirim attachment berukuran besar. Biasanya perusahaan menegaskan kepada pegawainya bahwa apapun yang ditulis atau diterima melalui e-mail itu adalah milik perusahaan.

Bagaimana kalau menulis e-mail menggunakan e-mail pribadi? Meskipun e-mail pribadi biasanya digunakan untuk berkomunikasi dengan teman-teman atau keluarga, etika pun tetap harus diperhatikan karena bisa saja e-mail tersebut disebarkan keluar lingkungan yang menjadi tujuan awal. Mungkin karena isinya menarik.

Nah, untuk yang seperti itu, kantor seorang teman misalnya, mengajarkan pegawainya untuk menuliskan pernyataan tambahan. Misalnya "bahwa apa yang saya tuliskan tidak ada hubungannya dengan tempat saya bekerja dan murni pemikiran saya sendiri".

Untuk berita yang sensitif seperti kasus Prita, its tricky. Selain perlu dibuatkan pernyataan bahwa tidak sedang menjelek-jelekkan seseorang atau institusi, juga penyusunan kata haruslah hati-hati. Berusahalah untuk menahan emosi sebelum mencurahkan isi hati melalui e-mail. Lebih baik untuk membaca ulang apa yang telah dituliskan dan merevisi kata-kata yang mungkin dapat menyinggung perasaan seseorang.

Selanjutnya, secara umum, berikut adalah “DO’s” dan “DON’T’s” dalam etika berkomunikasi melalui e-mail.

Saat Berkirim E-mail

Dian Manginta Bicara KarirKalau ingin mendapat respon baik, sebaiknya kita berusaha agar orang memberikan sambutan yang baik pula:
  • To the point
    Semakin singkat, semakin baik. Tuliskan semua kalimat hanya bila kita sudah tahu apa yang hendak dibicarakan. Lebih baik kita biasakan menulis dengan mengingat bahwa suatu saat nanti tulisan tersebut bisa disebarluaskan ke rekan kerja, atau saudara kita.
  • Sopan
    Jangan pernah nulis "Heh, apa kabar?!..." pada orang yang belum betul-betul kita kenal :P. 
  • Cari informasi sendiri
    Jangan biasakan meminta informasi, padahal apa yang ditanya bisa dicari di search engine [Google, Yahoo, Bing, atau mungkin sekedar di halaman "search"]. Ini sangat merepotkan, dan memberi kesan diri sebagai pemalas.
  • Beritahu bila mengirimkan lampiran [attachment] berukuran besar
    Tidak hanya bisa menghabiskan waktu untuk men-download attachment yang ukurannya besar, namun kadang suatu account e-mail punya metode penyimpanan file. Misalnya, setiap attachment harus di-scan virus. Ingat: ukuran lampiran yang besar cenderung cuma akan merepotkan.
  • Jangan biasakan menyebarluaskan alamat e-mail orang lain [Gunakan BCC]
    Kalau harus mengirimkan satu e-mail ke orang banyak [broadcast], sebaiknya gunakan BCC saja, karena nanti tiap penerimanya tidak akan melihat alamat account yang dituju.
  • Gunakan status "high priority" hanya bila diperlukan
    Perlakukan "high priority" sebagai masalah hidup atau mati. Kalau ternyata berita yang dikirimkan tidak urgent, sementara kita memberi status "urgent", siap-siap saja nanti orang akan mengacuhkan e-mail genting kita.
  • Bila tidak perlu, jangan "berteriak"
    SEBISA MUNGKIN JANGAN MENGETIK HANYA MENGGUNAKAN HURUF KAPITAL. Artinya sama saja dengan B E R T E R I A K.
  • Pastikan penerima ingat pembicaraan sebelumnya
    Bila e-mail yang dikirimkan merupakan rantai pembicaraan [terdiri dari beberapa e-mail sebelumnya], jangan lupa untuk menaruh sebagian berita sebelumnya. Bagian yang kurang penting, dibuang saja [snip].
  • Jawab semua pertanyaan
    Jawab semua pertanyaan satu per satu. Ingat, pertanyaan yang belum dijawab cuma akan membuat kita menerima satu e-mail lagi.
  • Sebelum dikirim, baca ulang
    Apa yang kita pikir sudah ditulis, acapkali sebetulnya belum diketikkan.

Saat Menerima Email

Menerima e-mail pun tidak kalah pentingnya dibanding mengirim. Kita tentu tidak ingin e-mail tidak mendapat sambutan buruk, 'kan? Oleh sebab itu, ini catatanku tentang cara bagaimana supaya kita bisa menerima e-mail dengan baik:
  • Fixed to mailbox checking schedule
    Berikan kesan bertanggungjawab atas e-mail yang sudah masuk ke dalam mailbox kita. Bila kita sudah punya waktu menjawab e-mail yang jelas [misalnya pagi atau sore hari atau satu waktu tertentu], orang akan tahu kapan waktu yang tepat untuk berkomunikasi dengan kita.
  • Kategorikan e-mail yang masuk
    Folders [kategori e-mail], akan memudahkan dalam memberikan tanggapan yang paling tepat terutama bagi orang yang sudah biasa bertukar e-mail dengan kita. 
  • Pertimbangkan untuk bicara
    Kadangkala, pertukaran informasi akan jauh lebih efesien jika dilakukan dengan bicara langsung. Jadi jangan segan untuk mempertimbangkan mengajak bicara orang yang mengirim e-mail, terutama yang isinya tidak begitu jelas.  
  • Rasional, jangan selalu utamakan emosi
    Upayakan jangan mengumbar emosi pada email yang baru masuk, apalagi akhirnya dengan menjawab secara kasar. Ingat, pesan tertulis bisa dipergunakan sebagai bukti nyata yang bisa dibaca orang banyak.
  • Hapus [delete], atau simpan di media lain
    Mailbox yang menggelembung cuma bikin sakit kepala. Sebaiknya, hapus atau simpan email yang sudah kurang penting di media lain supaya tidak memenuhi mailbox kita. Ini terutama bagi email yang punya attachment besar.
  • Pakai account yang jelas
    Jangan campur-adukkan e-mail pribadi dengan kantor/bisnis.
  • Jangan teruskan [forward] e-mail yang tidak perlu
    Kadangkala, meneruskan e-mail lelucon cuma hanya membuat kita tidak tahu aturan atau hanya pandai menghabiskan waktu untuk hal-hal tidak berguna.

Kesimpulannya?

Orang yang berusaha menjadi solusi, akan mendapat timbalan solusi dari orang lain manakala ia membutuhkannya. Bila kita menyiapkan diri untuk mengirim dan menerima e-mail dengan baik, tentu orang lain akan senang berkorespondensi dengan kita.


Perlu dibaca juga:




  • Everyday, always find the moments where you can be useful: You'll be surprised that they all require you to be useful to yourself first. ...And, gabung di halaman facebook "Cantik Selamanya"... yuk...
Yuk, gabung?